Staples Business Advantage

Eine Umfrage verrät, mit welchen Hilfsmitteln Sie 2017 gut organisiert sind

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Im Geschäftsbetrieb liegt der Fokus häufig auf der Realisierung von Wettbewerbsvorteilen. Dabei kann es vorkommen, dass scheinbar nachgelagerte, aber entscheidende Faktoren wie die Organisation ins Hintertreffen geraten. Immerhin sind Ordnung und Struktur wesentliche Säulen, die ein erfolgreiches Unternehmen tragen. Gezielt eingesetzt können sie die Realisierung strategischer Ziele unterstützen, die Entwicklung der Mitarbeiter fördern und zu erfolgreichem Wachstum beitragen. 

Deshalb haben wir vor kurzem in Großbritannien eine Umfrage unter 1.000 Büroleitern durchgeführt, deren Verantwortungsbereich mit dem Ihren vergleichbar ist. Dabei wollten wir vor allem erfahren, wie sie ihre täglichen Aufgaben bewältigen und Ziele und Vorgaben erreichen. Es dürfte nicht überraschen, dass fast drei Viertel (74 Prozent) der befragten Fachkräfte guter Organisation eine wesentliche Bedeutung am Arbeitsplatz beimessen. Sie sei in vielfacher Weise zielführend, unter anderem in den Bereichen Personalbeschaffung, Customer Relations, Markenwahrnehmung, Profitabilität und Wachstum.

Doch mit welchen Tools lassen sich diese Ziele am besten erreichen? Wir wollten es ganz genau wissen und stellen Ihnen nachfolgend die Tools vor, die Büromanager all denjenigen ans Herz legen, die 2016 durchstarten wollen.

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Die fünf wichtigsten Tools für eine effiziente Büroorganisation

1. Notizbücher

Notizbücher – die Kommunikationsgenies – belegen in unserer Studie den dritten Platz: 27,9 Prozent der befragten Büroleiter setzen sie bevorzugt bei Einstellungsmaßnahmen und dem Geschäftsausbau ein, da sie sich hervorragend für Notizen über potenzielle Nachwuchskräfte und Unternehmenspläne eignen. Im Notizbuch können Sie sämtliche Informationen vom ersten Entwurf bis zum erfolgreichen Abschluss eines Projekts erfassen, ganz gleich, ob es sich um Besprechungsnotizen oder erste Entwürfe für eine Kundenansprache handelt. 

2. Akten und Ordner

Akten und Ordner sind laut 26 Prozent der Umfrageteilnehmer für die effiziente Büroorganisation unverzichtbar. Unternehmen müssen einen Überblick über ihre Kunden, Anrufe und (ja leider auch) Reklamationen behalten, und ein gut durchdachtes Ablagesystem verhindert, dass sie dabei im Chaos versinken. Zwei Fünftel (40 Prozent) der Befragten betonten außerdem, wie nützlich strukturierte Ablagesysteme sind, wenn es um das Auffinden von und die Bezugnahme auf nützliche Geschäftsinformationen geht, was sich wiederum positiv auf die Kompetenz Ihrer Mitarbeiter auswirkt.

3. Schreibtischablagen

Ablagen sorgen für Ordnung an dem für Sie wichtigsten Ort – Ihrem Schreibtisch. Diese zu Unrecht übersehenen „Helden“ des Büroalltags belegen den zweiten Platz. Sie helfen 28 Prozent der Umfrageteilnehmer dabei, ihre Schreibtischutensilien stets griffbereit zu verstauen und so kostbare Zeit zu sparen.

4. Tischkalender

Tischkalender werden von 22 Prozent der Befragten als wichtige Hilfsmittel zur Steigerung von Produktivität und Effizienz bewertet: Sie erinnern uns täglich an wichtige Fristen und Termine. Außerdem unterstützen sie Mitarbeiter dabei, Aufgaben zu priorisieren, ihr Arbeitspensum einzuteilen und sicherzustellen, dass alle Ziele pünktlich umgesetzt werden.

5. Smartphones

Smartphones werden von 44 Prozent der von uns befragten Personen als entscheidende Treiber für Unternehmenseffizienz und -produktivität eingestuft, da sie es Mitarbeitern ermöglichen, Projekte ortsunabhängig online zu verfolgen. Außerdem bieten Smartphones ihren Nutzern Funktionen zur Verwaltung der E-Mails von Kunden und Kollegen und sind parallel als Mobiltelefon, Taschenrechner, Kalender und Adressbuch einsetzbar.

Inwieweit trägt effiziente Organisation zum Unternehmenserfolg bei?

Im Rahmen unserer Suche nach Büromaterial, das Produktivität fördert, haben wir die Umfrageteilnehmer auch gebeten, anzugeben, welche Ziele sie 2016 mit einer effizienteren Organisation erreichen wollen:

    • Produktivität – 45 Prozent gaben an, dass sie dank einer effizienteren Organisation noch produktiver sind.
    • Entlastung der Mitarbeiter – 47 Prozent gaben an, dass gut organisierte Abläufe dazu beitragen, die Belastung der Mitarbeiter zu senken.
    • Besserer Kundenservice – 52 Prozent sind überzeugt, dass reibungslos funktionierende Systeme und Verfahren eine Verbesserung der Kundenzufriedenheit bewirken.
    • Folgeaufträge – 43 Prozent erhoffen sich von effizienter Organisation eine Steigerung der Folgeaufträge. 

Die positiven Effekte von guter Büroorganisation können nicht oft genug betont werden – und mit Blick auf unsere Umfrage lässt sich sagen, dass fast drei Viertel der Unternehmen sie als entscheidenden Faktor bei der Realisierung ihrer Ziele für 2016 bewerten.

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