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Sieben Kniffe gegen nervenaufreibende Meetings

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Frisch aus dem Sommerurlaub zurückgekehrt stecken Sie voller Elan und Tatendrang und sind bereit, den Rest des Jahres mit neuem Schwung erfolgreich anzugehen.

Was könnte in so einer Lage schädlicher sein, als die positiven Energien und die vielen guten Vorsätze unter einer Schicht aus endlosen, sich dahinziehenden Meetings zu ersticken, deren Hauptzweck das Begründen neuer Meetings zu sein scheint? Mit den folgenden sieben Tipps schaffen Sie hier Abhilfe.

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Am Anfang steht ein Plan 

Allzu oft plätschern Meetings ziellos dahin, weil ein klarer Ablauf fehlt. Indem Sie sich vorbereiten und die einzelnen Besprechungspunkte auflisten und herumschicken, erleichtern Sie es allen Teilnehmern, sich beim Meeting auf die wichtigsten Themen zu konzentrieren. Unterstützend können Sie die Punkte außerdem auf einem Whiteboard festhalten. 

Weniger ist mehr

Es klingt wie eine Binsenweisheit, aber das sollte Sie nicht davon abhalten, die Teilnehmerzahl möglichst gering zu halten, um für einen effektiven Meeting-Ablauf zu sorgen. Wenn Sie also überlegen, wen Sie alles hinzuziehen wollen, halten Sie sich vor Augen, wie stark der- oder diejenige vom Diskussionsgegenstand betroffen ist und was für ein Beitrag von der Person zu erwarten ist.

Fordern Sie aktiv Beiträge ein

Was nützt es, wenn Sie die richtigen Teilnehmer eingeladen haben, es aber keine Möglichkeiten zur Beteiligung gibt? Teilen Sie also beim nächsten Brainstorming Haftzettel aus, auf denen Ideen festgehalten werden. Oder notieren Sie Beiträge auf einer Flipchart, sodass alle Teilnehmer sie sehen können.

Setzen Sie sich ein Zeitlimit

Wir alle kennen das – Beiträge über Beiträge und kein Ende in Sicht. Mit einer zeitlichen Begrenzung geben Sie allen Teilnehmern deutlich zu verstehen, dass keine Zeit verloren werden soll. Platzieren Sie gut sichtbar auf dem Tisch eine Stoppuhr – als Erinnerung, auch mal einen Punkt zu machen und mit der Tagesordnung fortzufahren. 

Seien Sie standhaft

Halten Sie Ihr Meeting zur Abwechslung mal im Stehen ab. Sie werden sehen, dass dies in der Regel alle Teilnehmer dazu motiviert, die Agenda zügig abzuarbeiten. Außerdem gelten Stand-up-Meetings als äußerst produktiv.

Handys müssen draußen bleiben

Handys und Mobilgeräte sind echte Aufmerksamkeitskiller. Ob dringliche Anrufe oder Statusupdates online, – wenn während eines Meetings Mobilgeräte im Spiel sind, haben Sie erst mal schlechten Empfang. Machen Sie also gleich zu Beginn klar, dass Telefone während des Meetings Sendepause haben.

Frei parken

Bei den meisten Meetings kommen Punkte zur Sprache, die einen Bezug zum eigentlichen Thema aufweisen, im engeren Sinne aber nicht relevant sind. Anstatt solche Punkte auszudiskutieren, können Sie eine Liste aufstellen, auf der diese vorübergehend „geparkt“ werden, bis Zeit für eine eingehendere Behandlung ist. Auch hier leisten eine Flipchart oder großformatige Karteikarten gute Dienste.

Mit diesen sieben Tipps sollten Sie gut gewappnet sein, um Meetings zügig, fokussiert und in größeren Abständen über die Bühne zu bringen. In diesem Sinne möchten wir noch die weisen Worte des amerikanischen Ökonomen Thomas Sowell in Erinnerung rufen, der überzeugt war, dass „diejenigen am wenigsten produktiv sind, die sich am vehementesten für die Anberaumung von Meetings einsetzen“.

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