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Was Sie beim Desk Sharing beachten sollten

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Desk Sharing oder auch Hotdesking ist heute für etwa ein Drittel aller Büroangestellten ein wichtiger Bestandteil ihrer täglichen Arbeit. Bei diesem Modell geht es darum, sich einen Schreibtisch und dessen Ausstattung mit einem oder mehreren Kollegen zu teilen, um die Gemeinkosten zu senken. Es wurde Ende der 80er-Jahre für Schichtarbeiter in Unternehmen eingeführt, deren Betrieb rund um die Uhr lief. 

Die Vorteile dieser Arbeitsform liegen in der heutigen Zeit klar auf der Hand. Manche sehen es als eine gute Möglichkeit, auf flexible und gesellige Art und Weise Platz zu sparen. Es gibt ihnen die Chance, verschiedene Kollegen besser kennenzulernen und eine lockere Atmosphäre am Arbeitsplatz zu schaffen. Studien zufolge sorgt diese anpassungsfähige Arbeitsweise für mehr Zufriedenheit, daher kann es durchaus sinnvoll sein, Hotdesking zu betreiben. 

Das bedeutet jedoch nicht, dass es hierbei keine Stolpersteine gibt. Manchen Menschen graut es davor, keinen eigenen Arbeitsbereich zu haben, mangelnde Hygiene in Kauf nehmen und die Einrichtung ständig neu für sich einstellen zu müssen. Bei Angestellten mit Rückenproblemen kann Desk Sharing sogar zur Verringerung der Produktivität führen. Sie verbringen einen Teil ihres Tages damit, einen Bürostuhl an ihre persönlichen Bedürfnisse anzupassen. Wenn sie dann am nächsten Tag zur Arbeit zurückkehren, kann es passieren, dass genau dieser Stuhl schon besetzt ist – dann geht das ganze Spiel von vorne los. Auch beispielsweise die Bildschirmhöhe, die Art der Maus und die Tatsache, ob eine Fußstütze vorhanden ist oder nicht, können den Komfort und die Produktivität merklich beeinflussen. 

Um sich selbst und anderen das Arbeiten zu erleichtern, gibt es ein paar Regeln, an die sich jeder halten sollte. Hier sind einige Dinge, die es bei der Arbeit mit diesem Modell zu beachten gilt, um den größtmöglichen Nutzen daraus zu ziehen.

1. Hinterlassen Sie das Büro so wie Sie es vorgefunden haben: Die goldene Regel des Hotdesking lautet, den Arbeitsplatz genau so zu hinterlassen, wie Sie ihn vorgefunden haben. Wenn Sie ein ergonomisches Möbelstück (z. B. den Stuhl) an Ihre persönlichen Bedürfnisse angepasst haben, vergessen Sie nicht, am Ende den Originalzustand wiederherzustellen. Dies gilt auch für Monitor, Tastatur und Maus. Dadurch sparen Sie der nächsten Person Zeit und Aufwand.  

2. Hygiene am Arbeitsplatz: Wenn sich viele Personen einen Arbeitsplatz teilen, hat persönliche Hygiene oberste Priorität. Um die Verbreitung von Bakterien zu verhindern, sollten Sie immer Desinfektionsspray und Bildschirmreiniger griffbereit haben. Wischen Sie damit alle Schreibtische, Telefonhörer und Tastaturen ab, die Sie benutzen. Sie wären bestimmt überrascht, wenn Sie wüssten, wie viel Schmutz sich innerhalb kürzester Zeit in einem Büro ansammelt. Eine Studie ergab, dass sich auf einer Tastatur bis zu 3.295 Mikroben pro Quadratzentimeter tummeln. Im Vergleich dazu finden sich auf einer Toilette im Durchschnitt nur 49 Mikroben pro Quadratzentimeter. 

3. Halten Sie Ordnung: Lassen Sie keine Dokumente, Visitenkarten, persönlichen Gegenstände oder Schreibutensilien auf dem Schreibtisch liegen. Hinterher sollte nicht mehr ersichtlich sein, dass Sie dort gearbeitet haben. 

4. Schützen Sie Ihre Daten: Wenn Sie jeden Tag an einem anderen Platz sitzen, sollten Sie Ihre Datensicherheit ganz besonders im Auge behalten. Wählen Sie ein sicheres Passwort, schreddern Sie vertrauliche Unterlagen und melden Sie sich jeden Tag von Ihrem Konto ab, um höchste Datensicherheit zu gewährleisten – gerade bei einem ständig wechselnden Arbeitsplatz.

5. Bitten Sie um Hilfe: Sollten Sie bei der Arbeit spezielle Bedürfnisse haben, wenden Sie sich an Ihren Vorgesetzten. Er wird sich darum kümmern, dass die Arbeitsplätze mit den nötigen Gegebenheiten ausgestattet werden. Somit können Sie an jedem Platz im Büro eine Handgelenkauflage oder Fußstütze verwenden.  

Wenn Sie sich jeden Tag ein paar Minuten Zeit nehmen, um diese einfachen Regeln zu berücksichtigen, werden Sie schon bald eine Veränderung feststellen. Genießen Sie alle Vorzüge, die dieses praktische Modell in ihrem Arbeitsalltag zu bieten hat. 

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