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Fokus auf Datensicherheit

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Der technologische Fortschritt macht vor der Büroausstattung nicht Halt. Der ständige Wandel im Büroalltag, der von neuen Technologien und der steigenden Zahl an Anwendungsmöglichkeiten befördert wird, macht eines klar: Datentechnik ist aus unserer heutigen Arbeitswelt nicht mehr wegzudenken. Mit dem Aufstieg der Cybersicherheit tritt die Zugangssicherung von Räumen mehr und mehr in den Hintergrund. In der 80ern, 90ern und selbst in den Nullerjahren haben wir sensible Informationen und Kundendaten noch sicher in Aktenschränken verwahrt. Sicherheit war etwas, was man anfassen konnte. Später sind wir dazu übergegangen, Daten auf Datenträgern zu speichern. Die Preise für Speicherplatz fielen rasant ab und wir lagerten immer mehr Daten auf unseren Festplatten. Während dieser Zeit war die Cybersicherheit genauso wichtig wie die Sicherung der Räume, da Festplatten und andere physikalischen Medien hier noch greifbar aufbewahrt wurden. Heutzutage lagern Büros ihre Daten nicht mehr nur im Serverraum vor Ort, sondern zunehmend in der Cloud bei externen Anbietern. Daraus abzuleiten, dass der Schutz Ihrer Daten oder gar Ausrüstung nicht länger ein Thema ist, wäre aber vollkommen verfehlt! Kennen und beachten Sie bereits diese grundlegenden Tipps zum sicheren Umgang mit Daten?

Unbedarftheit im Umgang mit Daten problematisieren

Die häufigste Ursache für Datenschutzvorfälle sind nicht etwa zielgerichtete Attacken von Hackern, sondern ein nachlässiges Verhalten von Mitarbeitern. Gehen Sie davon aus, dass nicht alle Mitglieder Ihrer Belegschaft über die notwendigen Computerkenntnisse verfügen und mit den Schwachstellen Ihres Netzwerkes ausreichend vertraut sind, um Gefahren zu erkennen und abzuwehren. Mitarbeiter können etwa unwissentlich Viren einschleusen, Daten an Dritte übermitteln oder vertrauliche Unternehmensdaten preisgeben. Klären Sie Ihre Mitarbeiter daher über die wichtigsten Vorsichtsmaßnahmen beim Datenverkehr auf, um das Risiko eines Datenschutzvorfalls erheblich zu reduzieren. Berücksichtigen Sie, dass schon Maßnahmen, die Ihnen als Selbstverständlichkeit im Umgang mit Daten erscheinen, für einzelne Mitarbeiter einen hohen Informationswert haben können. 

Software auf dem neuesten Stand halten

Veraltete Software stellt seit jeher ein Sicherheitsrisiko dar und sollte daher regelmäßig aktualisiert werden. Sobald ein Patch verfügbar ist, wird dieser heutzutage normalerweise automatisch installiert. Bei älteren Programmen hingegen müssen neue Versionen unter Umständen noch manuell heruntergeladen werden. In einigen Fällen legen Systemadministratoren zudem darauf Wert, dass Nutzer heruntergeladene Updates mit ihnen abstimmen, um Störungen aufgrund von Aktualisierungen zu vermeiden. Alle wichtigen Anwendungen, wie beispielsweise Internetbrowser, sollten stets aktuell gehalten werden, um potentielle Sicherheitslücken umgehend zu schließen.

Verschiedene Berechtigungsstufen verwenden

Ihre Praktikantin muss nicht unbedingt auf sämtliche Unterlagen in Ihrem Unternehmensnetzwerk Zugriff haben. Sensible Kundendaten, die Konten des Unternehmens und wichtige Kennwörter sollten eine höhere Berechtigungsstufe erfordern als Unterlagen von weniger Belang. Um vertrauliche Informationen vor einer unberechtigten Weitergabe zu schützen, sollten Sie den Zugriff auf wichtige Dokumente auf jenen Personenkreis beschränken, der dafür auch Verwendung hat. 

Cloud-Dienste gezielt nutzen

Eine unerwünschte Nebenwirkung der zunehmenden Verbreitung von praktischen und sicheren Cloud-Lösungen ist deren unkontrollierte Verwendung durch Mitarbeiter. Beachten Sie daher, dass Sie beim Einsatz von Google Docs oder ähnlichen Cloud-Diensten für die Dokumentenverwaltung den Zugriff genau kontrollieren können. Sollten Mitarbeiter vertrauliche Informationen ohne eine geeignete Kontrollmöglichkeit des Unternehmens auf Cloud-Dienste hochladen können, ist dies aus Sicht der Datensicherheit höchst bedenklich. Systemadministratoren können dem entgegenwirken, indem sie den Zugriff auf Cloud-Dienste steuern, für ausreichend sichere Kennwörter sorgen oder Nutzern das Übertragen von Unternehmensdaten untersagen, sofern es sich um einen anderen als den primären Cloud-Service des Unternehmens handelt. 

Auf mehrere statt nur auf einen Cloud-Storage-Anbieter setzen

Cloud-Storage-Lösungen machen herkömmliche Sicherheitskopien zwar obsolet, Unternehmen sind aber gut damit beraten, auf mehr als nur einen Cloud-Storage-Anbieter zu setzen. Sollte der Dienst aus irgendeinem Grund nicht erreichbar sein, ist ihr Unternehmen manövrierunfähig, kann nicht auf wichtige Daten zugreifen und keine Kundenanfragen beantworten. Greifen Sie daher auf mehrere Anbieter zurück und halten Sie wichtige Dateien zudem auf Datenträgern bereit.  

Auf Sicherheit beim mobilen Arbeiten achten

Sichern Sie bewegliche Geräte durch Laptopschlösser und schützen Sie sich und Ihre vertraulichen Daten vor neugierigen Sitznachbarn im Zug und anderswo durch Blickschutzfilter. 

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