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Es wird Zeit, dass sich Unternehmen auf die kommende DSGVO vorbereiten

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Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) tritt demnächst in Kraft, daher ist es an der Zeit, die Einhaltung der Vorschriften zu überprüfen. Die Verordnung wird ab 25. Mai 2018 für alle europäischen Unternehmen einschließlich KMU verbindlich.

Es wird Zeit, dass sich Unternehmen auf die kommende DSGVO vorbereiten
Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) tritt demnächst in Kraft, daher ist es an der Zeit, die Einhaltung der Vorschriften zu überprüfen. Die Verordnung wird ab 25. Mai 2018 für alle europäischen Unternehmen einschließlich KMU verbindlich.

Was ist die EU-DSGVO?
Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist eine umfassende Neuregelung der Datenschutzgesetze in der EU. Sie bezieht sich auf die Verarbeitung personenbezogener Daten.

Was sind personenbezogene Daten?
Personenbezogene Daten sind Informationen, die sich auf eine lebende, anhand dieser Daten identifizierbare Person beziehen. Dazu gehören z. B. Namen, Adressen, Sozialversicherungsnummern und Videoüberwachungsaufnahmen von Einzelpersonen. Es ist alles, was eine lebende Person identifizieren kann. Personenbezogene Daten können in elektronischer oder gedruckter Form vorliegen.

Was besagt die EU-DSGVO?
Personenbezogene Daten müssen in einer Weise verarbeitet werden, die eine angemessene Sicherheit der personenbezogenen Daten gewährleistet, einschließlich Schutz vor unbefugter oder unrechtmäßiger Verarbeitung und vor unbeabsichtigtem Verlust, unbeabsichtigter Zerstörung oder unbeabsichtigter Schädigung durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen.

6 Grundsätze des Datenschutzes
Diese sechs Grundsätze sollten im Mittelpunkt jeder Datenschutzstrategie stehen. Daten:

1. müssen auf rechtmäßige, ordentliche und nachvollziehbare Weise verarbeitet werden.
2. müssen für festgelegte, eindeutige und legitime Zwecke erhoben werden und dürfen nicht in einer mit diesen Zwecken nicht zu vereinbarenden Weise weiterverarbeitet werden.
3. müssen dem Zweck angemessen und erheblich sowie auf das für die Zwecke der Verarbeitung notwendige Maß beschränkt sein.
4. müssen sachlich richtig und auf dem neuesten Stand sein; Ungenauigkeiten müssen unverzüglich bearbeitet, gelöscht oder berichtigt werden.
5. dürfen nur so lange gespeichert werden wie erforderlich.
6. müssen auf sichere Weise verarbeitet werden.

Wo sollten Sie anfangen, um alle Anforderungen zu erfüllen?
Führen Sie eine Prüfung der persönlichen Daten durch, die Sie als Unternehmen gespeichert haben.

1. Über welche persönlichen Daten verfügen Sie?
Dazu gehören alle Daten wie z.B.  Kundendatenlisten, Marketing- und Verkaufsdatenbanken. Wichtig ist zu wissen, um welchen Typ oder welche Art von Daten es sich handelt. Überprüfen Sie alle Daten und prüfen Sie, ob sie bis zum vorgegebenen Datum gelöscht werden müssen.

2. Woher stammen diese persönlichen Daten?
Wie haben Sie diese Daten erhalten? Haben Sie sie von der Person direkt bekommen, über Kunden, einen Drittanbieter als gekaufte Datenbank, Cookies etc.?

3. Wie verwenden Sie diese Daten?
Verwendet nur Ihr Unternehmen diese Daten oder verkaufen Sie Daten an Dritte? Sind die persönlichen Daten außerhalb der EU gespeichert? Teilen Sie die Daten mit Datenverarbeitern?

4. Wo liegen diese personenbezogenen Daten?
Haben Sie alles in digitaler Form auf Ihrem Server gespeichert? Haben Sie im Büro Papierdokumente mit persönlichen Daten? Haben Sie eine Zugriffsrichtlinie für personenbezogene Daten?

Sich eine Übersicht aller personenbezogenen Daten zu verschaffen, ist der erste Schritt, um die Anforderungen zu erfüllen.

Dann können Organisationen technische und organisatorische Maßnahmen ergreifen, um sicherzustellen, dass alle gedruckten und elektronischen Daten ordnungsgemäß verarbeitet werden. Um die richtigen Sicherheitsstufen zu bewerten, sollten Sie die potenziellen Risiken berücksichtigen, die durch die Verarbeitung entstehen.

EU-DSGVO-Einhaltung für Ihre Papierunterlagen
Datenschutz-Grundsätze EU-DSGVO Artikel 5(1)

Speicherbegrenzung: Personenbezogene Daten müssen in einer Form gespeichert werden, die die Identifizierung der betroffenen Personen nur so lange ermöglicht, wie es für die Zwecke, für die sie verarbeitet werden, erforderlich ist. Anders ausgedrückt: Wenn Sie die Daten nicht mehr brauchen, sollten Sie sie sicher vernichten (oder die personenbezogenen Daten entfernen).

Hier finden Sie Ihren perfekten Shredder, um Ihre Dokumente sicher zu vernichten

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