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So erstellen Sie einen Plan für das Risikomanagement

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Egal in welcher Branche Sie tätig sind: Wahrscheinlich geht Ihr Unternehmen im Laufe eines Jahres mehrere Projekte an, die von wenigen Tagen bis zu einigen Monaten dauern. Auch wenn Sie ein effizientes Team und wertvolle Ressourcen zur Verfügung haben, um Ihre Arbeit effektiv abzuliefern, wissen Sie nur zu gut, dass nie alles nach Plan läuft.

Sie können möglicherweise gar nichts tun, um diese Probleme zu vermeiden, aber Sie können so gut wie möglich darauf vorbereitet sein, indem Sie einen robusten Risikomanagementplan erstellen. Das hört sich nach einem komplexen Unterfangen an, aber wenn Sie die folgenden Schritte befolgen, muss dieser Prozess nicht unbedingt umständlich sein.

1. Aufzählung der Risiken

Der erste Schritt ist der wichtigste – das Erstellen einer umfassenden Liste von Risiken, die Ihr Projekt beeinflussen oder bedrohen können. Es ergibt Sinn, diese in Kategorien wie Personal, Kosten und Zulieferer einzuteilen. Selbst das kleinste Detail muss berücksichtigt werden, denn auch eine Kleinigkeit kann sich sehr schnell zu einem größeren Problem auswachsen.

2. Den Risiken Prioritäten zuordnen
Nachdem Sie die umfassende Liste der Risiken für jeden der Kernbereiche des Projekts erstellt haben, müssen diese genauer betrachtet werden. Dabei müssen Sie zuerst die Wahrscheinlichkeit beachten, mit der das jeweilige Risiko eintritt, sowie die Folgen in solch einem Fall. Dadurch können Sie ausreichend Ressourcen zuordnen, um jedes Risiko zu minimieren. In dieser Phase ist es wichtig, den Rat von Spezialisten auf bestimmten Feldern einzuholen, da diese oft Einblicke liefern können, die ansonsten übersehen würden.

3. Entwickeln eines Aktionsplans
In dieser Phase müssen Sie eine Strategie festlegen, die implementiert wird, wenn eines der Risiken sich materialisiert. Dieser Plan kann sich nicht darauf beschränken, wie Sie mit dem Risiko umgehen wollen, sondern hat insbesondere ausdrücklich die individuellen Aufgaben festzulegen, die jedem Mitglied des Teams obliegen, und sollte auch eine Befehlskette normieren. Selbstverständlich ist es absolut notwendig, dass Sie Notfallpläne für alle Szenarien bereithalten.

4. Kommunizieren Ihres Risikomanagementplans
Die letzte Phase ist das Kommunizieren aller notwendigen Informationen über Ihren Risikomanagementplan an jeden, der daran beteiligt ist. Das betrifft nicht nur Ihre eigenen Mitarbeiter, sondern alle am Projekt Beteiligten, einschließlich Kunden, Lieferanten und alle anderen Stakeholder. Indem Sie die Fakten teilen, individuelle Verantwortlichkeit kommunizieren und andere davon überzeugen, dass Sie auf alle Eventualitäten vorbereitet sind, befinden Sie sich in der besten Lage, falls ein Risikofall tatsächlich eintritt.

Es gibt den Spruch, dass wenn Sie beim Planen versagen, Sie das Versagen einplanen sollten. Leider wird sich das oft als wahr herausstellen, wenn Sie keine gute Strategie für das Risikomanagement implementieren. Es lohnt sich wirklich, die Zeit zu nehmen und sich zu Beginn eines Projekts ernsthaft damit zu beschäftigen, wenn Sie es zu einem guten Abschluss bringen wollen.

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