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Wussten Sie, dass die Europäische Union ihre Datenschutz-Grundverordnung geändert hat?

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Die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSVGO) ist nun rechtsverbindlich und tritt am 25. Mai 2018 in der EU in Kraft. Die neuen Regeln der Datenschutz-Grundverordnung (DSVGO) gelten allgemein - angefangen von kleinen und mittelständischen Unternehmen bis hin zu Behörden und großen Organisationen in ganz Europa.

Worum geht es beim EU-Datenschutz?
In der EU gibt es bereits Verordnungen zur Erfassung und Verarbeitung personenbezogener Daten.
Jeder, der personenbezogene Daten erfasst oder verarbeitet, muss diese vor missbräuchlicher Verwendung schützen und eine Reihe rechtlicher Anforderungen erfüllen. Die DSGVO ist eine Erweiterung der bestehenden Verordnung.

Was muss Ihr Unternehmen tun?
Die DSGVO ist ein umfangreiches Dokument, das von uns unter anderem Folgendes verlangt:

1.      Die DSGVO gilt für Hartkopien und elektronische Daten.
2.      Sicherstellen, dass wir Daten nur angemessen und dem Gesetz entsprechend verarbeiten.
3.      Sicherstellen, dass wir Betroffene ordnungsgemäß informieren, wenn wir ihre personenbezogenen Daten erfassen, und dass wir ihre Einwilligung einholen.
4.      Sicherstellen, dass wir nur Daten speichern, die wir benötigen.
5.      Sicherstellen, dass wir die Daten, die wir speichern, genau und auf dem neuesten Stand halten.
6.      Für die Sicherheit der Daten sorgen.
7.      Das Recht der Betroffenen respektieren, der Verarbeitung personenbezogener Daten jederzeit zu widersprechen.
8.      Datenschutz-Folgeabschätzungen durchführen, bevor wir etwas Neues tun.
9.      Sicherstellen, dass wir für die neuen Rechte gerüstet sind, welche die DSGVO vorsieht – beispielsweise das Recht der Betroffenen, die gespeicherten Daten einzusehen, zu übertragen, zu korrigieren und löschen zu lassen.
10.   Sicherstellen, dass wir Daten vernichten, wenn wir sie nicht mehr benötigen – und dass wir dies auf sichere Weise tun.
11.   Sicherstellen, dass wir Daten nur an vertrauenswürdige Dritte weiterleiten – und auch dann nur im Rahmen einer ordnungsgemäßen schriftlichen Vereinbarung.
12.   Probleme wie potenzielle Datenschutzverletzungen rasch behandeln.

Wenn Sie eine Datenschutzverletzung vermuten, sollten Sie sofort Ihren Datenschutzbeauftragten (oder,falls Sie keinen haben, Ihren CEO) informieren. Dies gilt sowohl für elektronische Daten (wie ein E-Mail-System) als auch manuell erfasste Daten (wie Papiere in einem Aktenschrank).

Warum sollten Sie sicherstellen, dass Sie die Anforderungen bis zum 25. Mai 2018  erfüllen?
Unter der neuen Datenschutzverordnung sind die Strafen höher. Ab 2018 können bei bestimmten Verstößen Bußgelder bis zu einer Höhe von 20 Millionen Euro oder 4 % des weltweiten Umsatzes eines Unternehmens (je nachdem, welcher Betrag höher ist) verhängt werden. Der Schaden, der dem Ruf des Unternehmens droht, kann noch höher sein. Natürlich kommt nicht bei jedem Verstoß direkt die Höchststrafe zum Tragen, trotzdem zahlt es sich aus, sich an die Verordnung zu halten.

Wenn Sie mehr über die DSGVO erfahren möchten, lesen Sie bitte unser Whitepaper.

Was bedeutet die neue DSGVO für Sie und Ihr Unternehmen?

 


Wie kann ich meine Papierdokumente schützen?
Der Datenschutz ist äußerst wichtig für Ihr Unternehmen und Ihren Ruf. Sie möchten sicher nicht, dass Ihre Informationen in falsche Hände geraten.

Jetzt ist es an der Zeit, Ihr Unternehmen auf die DSGVO vorzubereiten. Sie müssen bestimmte Schritte oder Aktionen vornehmen, um sicherzustellen, dass alle Daten innerhalb Ihres Unternehmens zu Ihrem Unternehmen, Ihren Mitarbeitern, Zulieferern und Kunden sorgfältig gehandhabt werden und geschützt sind.

Stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen eine Unternehmensrichtlinie bezüglich des Datenschutzes erstellt und weiterleitet. Die Richtlinie sollte alle notwendigen Aspekte enthalten, um die Anforderungen der DSGVO zu erfüllen. Vergessen Sie nicht, Informationen für unregelmäßig Beschäftigte und Heimmitarbeiter in Ihre Richtlinie aufzunehmen.

Die Vertraulichkeit Ihrer Daten mit Fellowes wahren
Für Papierdokumente empfehlen wir Folgendes:

Tipp 1: Zerkleinern Sie Ihre Papierdokumente
Merken Sie sich die Anzahl der Dokumente, die Sie zu einer Sitzung mitbringen, und sammeln Sie sie hinterher alle wieder ein. Lassen Sie keine Dokumente auf dem Drucker liegen. Zerkleinern Sie alle Dokumente, bevor sie im Papierkorb landen. Sie sollten selbst dann alle Unterlagen mit vertraulichen Informationen zerkleinern, wenn Sie von zuhause arbeiten.

Tipp 2: Beschriften Sie Ihre Dokumente
Stellen Sie sicher, dass vertrauliche Dokumente beschriftet sind, so dass diese von anderen entsprechend gehandhabt werden. Außerdem können Sie so den Überblick behalten, welche Informationen diese Dokumente enthalten.

Tipp 3: Schließen Sie Ihr Büro und/oder Ihre Aktenschränke ab.
In Ihrem Büro oder Ihren Aktenschränken befinden sich gewöhnlich eine Menge vertraulicher Dokumente. Bitte verstauen Sie diese sicher hinter einer verschlossenen Büro- oder Schranktür, bevor Sie Ihren Arbeitsplatz verlassen. Wenn Sie Aktenschränke mit Kollegen teilen, einigen Sie sich auf eine Vorgehensweise zum Schützen der Daten.

Tipp 4: Räumen Sie regelmäßig auf
Heben Sie keine unnötigen Daten auf und vernichten Sie diese auf sichere Weise. Alle vertraulichen Dokumente mit Informationen zum Unternehmen und Mitarbeitern oder mit Unterschriften sollten zerkleinert werden.

Vernichten Sie außerdem alle Informationen auf Papier, die Sie nicht länger aufbewahren müssen. Wenn Sie die rechtlichen Anforderungen zum Aufbewahren Ihrer Dokumente erfüllt haben, können sie vernichtet werden. 

Wählen Sie einen Aktenvernichter, der Ihren Datenschutz-Anforderungen entspricht oder entdecken Sie das Angebot an ausgewählten Fellowes  Autofeed und Microshred Aktenvernichtern bzw. das ganze Fellowes Aktenvernichter Sortiment.

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