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4 Gestaltungsmöglichkeiten für Ihren Besprechungsraum, mit denen Sie Ihre Mitarbeiter zu mehr Zusammenarbeit motivieren

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Wenn in Besprechungen alle zusammenarbeiten, entstehen nicht nur bessere Ideen, sondern auch klügere Entscheidungen für das ganze Unternehmen. Zusammenarbeit ist jedoch nicht immer ganz einfach – vor allem, wenn die Mitarbeiter das Gefühl haben, man höre ihnen nicht zu.

Mit einem sorgfältig konzipierten Besprechungsraum sorgen Sie dafür, dass Ihre Besprechungsteilnehmer gut und gerne zusammenarbeiten. Diese Veränderungen und Neuerungen können bei jeder einzelnen Besprechung zu einer besseren Kommunikation und einem intensiveren Austausch von Ideen animieren.

1. Errichten Sie eine Handy-freie Zone

Untersuchungen haben ergeben, dass wir im Durchschnitt 28 Mal pro Tag auf unser Telefon schauen. Diese unbewusste Angewohnheit kann sich auch in Besprechungen fortsetzen und die Produktivität und Zusammenarbeit beeinträchtigen. Außerdem vermittelt man dadurch demjenigen, der gerade spricht, das Gefühl, seine Gedanken und Ideen seien nicht von Belang. 

Lassen Sie diese Ablenkung gar nicht erst zu. Bitten Sie die Besprechungsteilnehmer gleich beim Betreten des Raumes, ihre Telefone abzugeben. Sie können sie zum Beispiel in einem Behälter sammeln. Die Besprechungsteilnehmer geraten nun nicht mehr in Versuchung, auf ihre Smartphones zu schauen, und können sich besser konzentrieren und sich aktiv am Gespräch beteiligen.

2. Animieren Sie die Teilnehmer zum Reden und Schreiben

Die Einrichtung und Ausstattung Ihres Besprechungsraums mit Büromaterialien kann den Teilnehmern dabei helfen, die anderen an ihren Gedanken teilhaben zu lassen. Analoge Schreibutensilien animieren die Menschen dazu, sich von ihren Computerbildschirmen ab- und aktiv der Gruppe zuzuwenden.

Ob Whiteboards an den Wänden oder Post-its® in verschiedenen Größen auf dem Tisch – je mehr Schreibflächen, desto besser. Die Teilnehmer können ihre Ideen schnell festhalten. Und denken Sie auch an die Schreibutensilien! Sie benötigen Whiteboard-Marker, Stifte in leuchtenden Farben, Bleistifte und Permanentmarker. Diese Utensilien sollten überall griffbereit sein, sodass die Teilnehmer sofort losschreiben können, wenn sie eine zündende Idee haben.

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3. Setzen Sie alle an den runden Tisch

Halten Sie sich vor Augen, wie ein rechteckiger Tisch das Machtgefüge veranschaulicht. Es liegt in der Natur des Menschen, sich für oder gegen etwas zu entscheiden. Die Mitglieder eines Teams neigen dazu, sich gemeinsam an eine Seite zu setzen. Dadurch entsteht automatisch eine „Wir gegen die“-Situation. Die ranghöchste Person sitzt normalerweise am Kopf des Tisches. Die Teilnehmer an der einen Seite des Tisches könnten sich zu Gesprächen untereinander wegdrehen, wodurch sich die Teilnehmer an der anderen Seite ausgeschlossen fühlen.

Um eine effektive Zusammenarbeit zu bewirken, müssen alle das Gefühl haben, gleichermaßen wichtig zu sein. Forschungen haben gezeigt, dass ein runder Tisch ein besseres Zusammengehörigkeitsgefühl vermittelt und Konflikte verhindert. Bei einer kreisförmigen Sitzordnung kann jeder jeden ansehen. Nebengespräche sind schwieriger. Es gibt keine Seiten, und die Teams vermischen sich leichter miteinander. Wenn die Teilnehmer an einem runden Tisch Platz nehmen, stehen die Chancen auf eine gelungene Zusammenarbeit viel besser.

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4. Sorgen Sie für Farbtupfer

Ein trister, langweiliger Besprechungsraum wird kaum zu Inspirationen anregen. Die Farben der Einrichtung und Dekoration können sich auf die Stimmung der Anwesenden auswirken. Lockern Sie Ihren Besprechungsraum mit ein paar Farbtupfern auf – an den Möbeln, durch Wandschmuck oder Dekorationsgegenstände. Farbe lässt den Raum nicht nur lebendiger wirken, sondern kann auch zu besseren Ergebnissen in Besprechungen führen. Eine Untersuchung der University of British Columbia in Kanada ergab, dass bestimme Farben die Produktivität der Menschen beeinflussen. Blau verhilft zu mehr Kreativität, während Rot das Auge für Details schärft.

Sind Sie bereit, die Zusammenarbeit in Ihrem Büro anzukurbeln? Führen Sie gemeinsame Räume wie Besprechungsräume ein und Sie werden schon bald die positiven Auswirkungen der engeren Zusammenarbeit zwischen Ihren Mitarbeitern erleben. 

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