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4 Strategien für eine verbesserte Zusammenarbeit zwischen mobilen Mitarbeitern und dezentralen Teams

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Heutzutage wird nicht mehr nur innerhalb von Büroräumen gearbeitet. Mitglieder ein und desselben Teams können leicht von verschiedenen Ländern aus arbeiten und sich sogar in unterschiedlichen Zeitzonen befinden. Außerdem ist flexibles, mobiles Arbeiten mittlerweile sehr beliebt, da immer mehr Unternehmen Telearbeit ermöglichen. Eine Studie von totaljobs, einer der führenden Job-Websites in Großbritannien, zeigt, dass sich rund ein Fünftel der Angestellten produktiver fühlt, wenn sie mobil arbeiten können. Beinahe jeder dritte Angestellte wäre bereit, den Job zu wechseln, wenn die Möglichkeit zur Telearbeit bestünde.

Doch Telearbeit und dezentrale Teams bringen ganz spezielle Herausforderungen mit sich, denn die Zusammenarbeit zwischen Kollegen, die über verschiedene Standorte hinweg verteilt sind, kann sich schwierig gestalten. Selbst in unserer High-Tech-Welt, die es Mitarbeitern ermöglicht, blitzschnell per E-Mail oder Instant Message zu kommunizieren, kann sich ein Gefühl der Distanziertheit einstellen.

Mit den folgenden Tools und Strategien können Sie Ihrem Team helfen, besser zusammenzuarbeiten – egal, wo sich Ihre Mitarbeiter befinden.

Zugriff auf Notizen – jederzeit, von jedem Ort

Während eines Arbeitstages kann es vorkommen, dass man schnell Dinge wie Ideen oder Aufgaben auf einen Notizblock oder auf Haftnotizzettel kritzelt. Handschriftliche Notizen sind schnell gemacht, doch manchmal findet man sie später nur schwer wieder. Heute, wo Sie von überall aus arbeiten können – an Ihrem Schreibtisch im Büro, an Ihrem Küchentisch oder auch am Flughafen-Gate, während Sie auf Ihren Abflug warten – haben Sie Ihren Notizblock möglicherweise nicht immer zur Hand.

Und was, wenn Sie nach etwas suchen, das Sie vor Monaten aufgeschrieben haben? „Wir haben herausgefunden, dass viele Menschen ihr Notizbuch behalten, wenn es vollgeschrieben ist. Manche Leute haben ganze Schränke voller Notizbücher“, sagt Louise Jackson, die internationale Produktmanagerin von Oxford Business Notebooks. „Die Menschen bewahren all die Ideen, Gedanken und Projekte auf, an denen sie gearbeitet haben, doch sie können sie nicht nutzen, weil sie sie nicht wiederfinden.“

Die Lösung? Digitalisieren Sie handgeschriebene Notizen, indem Sie sie in die Cloud hochladen.

Jackson ist auch Produktmanagerin für SCRIBZEE®, eine App, die Ihre handschriftlichen Notizen aus jedem speziell gekennzeichneten Oxford Notebook einscannt. So lassen sich Ihre Notizen in der Cloud abspeichern. Dort können Sie sie von jedem Gerät aus abrufen. SCRIBZEE® ist auch mit der digitalen Notizen-App Evernote kompatibel und bietet damit ein nahtloses Benutzererlebnis. Außerdem können Sie mit der App alles digitalisieren, was Sie auf den Haftnotizen Oxford SPOT NOTES® aufschreiben.

„Wir sind der Ansicht, dass sich Papier hervorragend dafür eignet, Ideen und Informationen, die einem im Kopf herumschwirren, festzuhalten“, erklärt Jackson. „Und mit SCRIBZEE® verleihen Sie diesen Zetteln digitale Superkräfte.“

HINWEIS: Lohnt es sich, dieses YouTube-Video mit einer Anleitung einzubetten?

Laden Sie zur spontanen Zusammenarbeit im Büro ein

Selbst wenn sich sämtliche Arbeit innerhalb der Büroräume abspielt, kann es sein, dass man Kollegen, die auf anderen Stockwerken oder in anderen Abteilungen arbeiten, nur selten persönlich trifft. Digitale Kommunikationstools wie E-Mail oder Video-Chat sind so effektiv, dass wir immer weniger dazu neigen, uns mit beiläufigen Gesprächen aufzuhalten. Tatsächlich sind es jedoch spontane persönliche Kontakte, die der Zusammenarbeit auf die Sprünge helfen.

Machen Sie es für Ihre Mitarbeiter attraktiver, den Schreibtisch zu verlassen und sich in kollaborativen Räumen zusammenzusetzen. Da handliche Laptops mehr und mehr den Desktop-Rechner ersetzen, wird es immer einfacher, die Arbeit an einen anderen Platz mitzunehmen. Bei Oxford haben Mitarbeiter die Möglichkeit, in Gemeinschaftsbereichen zu arbeiten, die mit bequemen Sofas und Kaffeemaschinen ausgestattet sind. Hier finden sie eine gemütlichere Atmosphäre vor.

Überlegen Sie, einen Bereich in Ihrem Büro so zu gestalten, dass er einen Tapetenwechsel möglich macht und ein zwangloseres Ambiente bietet. Eine lässigere Umgebung fördert die spontane Interaktion zwischen Mitarbeitern. Ziehen Sie eine eher wohnzimmerartige Einrichtung an Stelle der regulären Schreibtische und wuchtigen Bürostühle in Betracht. Sofas, bequeme Stühle und Beistelltische erlauben es Ihren Mitarbeitern, in einen anderen Modus zu wechseln. Außerdem erhalten so auch Telearbeiter oder externe Mitarbeiter, die gelegentlich ins Büro kommen, um vor Ort zu arbeiten, einen Platz, an dem sie sich einrichten können.

Entdecken Sie die große Auswahl an Einrichtungslösungen von Staples, um einen solchen Raum für die Zusammenarbeit in Ihrem Büro zu schaffen.

Bringen Sie Teams regelmäßig außerhalb des Büros zusammen

Gerade wenn Ihre Mitarbeiter an verschiedenen Standorten oder im Home Office arbeiten, ist es wichtig, die Gruppe zusammenzubringen, so dass sie von Angesicht zu Angesicht zusammenarbeiten kann. Dadurch lässt sich vermeiden, dass sich einzelne Mitarbeiter isoliert fühlen. Je nach Ihrem Budget und der Größe Ihres Teams können Sie einen vierteljährlichen, halbjährlichen oder jährlichen Termin für ein persönliches Treffen zur Zusammenarbeit ansetzen.

Auf diese Weise könnten Sie auch die wichtigsten Entscheidungsträger für ein strategisches Brainstorming zu übergeordneten Zielen zusammenbringen. Oder Sie bestellen die gesamte Belegschaft zu einem All-Hands-Meeting, bei dem Sie Unternehmensneuigkeiten verkünden und Teambuilding-Aktivitäten durchführen, um eine spielerischere, innovative Bürokultur zu fördern.

Um den einzigartigen Charakter der Veranstaltung hervorzuheben, sollte sie außerhalb der Büroräume stattfinden. „Es ist wichtig, dass Sie anderswo hingehen, so dass Ihre Mitarbeiter nicht im Büro sind und in der E-Mail-Flut ertrinken“, betont Jackson. Auf diese Weise gewinnen Mitarbeiter räumlichen und geistigen Abstand von ihrem Alltagsgeschäft. Das gibt ihnen die Möglichkeit, sich darauf zu konzentrieren, veritable persönliche Kontakte aufzubauen.

Bringen Sie mehr Schwung ins Brainstorming

Es verbessert den Zusammenhalt im Team, Mitarbeiter von außerhalb zu einem gemeinsamen Brainstorming an einem Ort zu versammeln. Doch damit hört die Zusammenarbeit nicht auf. Nach dem Meeting, wenn sich alle wieder zerstreuen, sollten Sie alle regelmäßig auf dem Laufenden halten, um den Kontakt nicht abreißen zu lassen.

Machen Sie es allen Teilnehmern möglichst leicht, auf Notizen und Ideen zuzugreifen, die im Meeting besprochen wurden. „Nach einem Brainstorming möchte jeder sofort die Aufzeichnungen haben“, sagt Jackson. „Wenn Sie sie schnell zur Verfügung stellen und sortieren können, ergibt sich eine nahtlosere Erfahrung.“

Genau das ermöglicht das Oxford Smart Flipchart, das auch mit der SCRIBZEE®-App kompatibel ist. Machen Sie einfach Notizen auf dem Flipchart und fotografieren Sie die Bögen mit Ihrem Smartphone. SCRIBZEE® scannt und speichert mehrere Bögen in einem hochwertigen PDF, das Sie der gesamten Gruppe zur Verfügung stellen können. So erhält jeder sofortigen Zugriff auf die Notizen und kann in der Gruppe an den Ideen weiterarbeiten, auch wenn das Team dezentral arbeitet.

Digitale Tools verändern zusehends unsere physische Arbeitsumgebung. Es gibt zahlreiche Wege, wie Sie die Art und Weise, wie Mitarbeiter kommunizieren und zusammenarbeiten, daran anpassen können. Gehen Sie bei der Gestaltung von Arbeitsplätzen, der Art und Weise, wie Sie Meetings strukturieren und wie Sie Werkzeuge zum Teilen in Ihre Prozesse integrieren, proaktiv vor. So bleiben Ihre Mitarbeiter besser in Verbindung, auch wenn sie weit entfernt sind.

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