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6 Tipps für mehr Mitarbeiterproduktivität und -zufriedenheit beim Desk Sharing

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Der moderne Arbeitsplatz entwickelt sich ständig weiter und Mitarbeiter sind heute nicht mehr an ihren Schreibtisch im Büro gebunden. Laut einer Studie des IT-Forschungszentrums IDC nehmen mittlerweile fast 40 Prozent der Mitarbeiter mobiles Arbeiten in Anspruch – sei es in Teil- oder Vollzeit. Aber dieses Arbeitsmodell bringt auch Herausforderungen mit sich. So haben einer aktuellen Studie von Dell zufolge etwa ein Drittel der Arbeitnehmer weltweit das Gefühl, die Arbeit im Home-Office würde sich negativ auf den Teamgeist in ihrem Büro auswirken.

Desk Sharing kann dabei helfen, eine Brücke zwischen der Arbeit im Büro und im Home-Office zu bauen. Kern des Desk Sharing sind gemeinsame Schreibtische, die nur temporär anstatt permanent genutzt werden. Die Mitarbeiter suchen sich einfach einen freien Schreibtisch aus, wenn sie ins Büro kommen.

Ein gut durchdachtes Desk-Sharing-System kann die Zusammenarbeit fördern und dazu beitragen, dass sich Mitarbeiter weniger isoliert fühlen – was zu einer starken Unternehmenskultur führt. Auch kleine und mittlere Unternehmen profitieren davon, da weniger Schreibtische ungenutzt bleiben.

1. Mitarbeiter ermuntern, ihren temporären Arbeitsplatz persönlich zu gestalten

Menschen umgeben sich gerne mit Schreibtisch-Spielzeugen, Familienfotos und ihren bevorzugten Büromaterialien wie Kugelschreibern und Notizbüchern. Beim Desk Sharing besteht die Gefahr, dass die Arbeitsplätze kalt und unpersönlich bleiben. „Die Schreibtische sind oft kahl, ihnen fehlt Individualität“, so ein White Paper von Leitz.

Daher sollten Sie Ihren Mitarbeitern dabei helfen, ihrem temporären Arbeitsplatz eine persönliche Note zu verleihen. Stellen Sie Regale, Schließfächer oder Aktenschränke zur Verfügung, in denen sie ihre persönlichen Gegenstände aufbewahren können. Mit Stapelfächern maximieren Sie den verfügbaren Stauraum. So können Mitarbeiter ihre liebsten persönlichen Gegenstände ganz einfach mit zu ihrem neuen Schreibtisch nehmen und ihn gleichzeitig sauber und ordentlich halten.

2. Investieren Sie in Komfort am Arbeitsplatz

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Einem Forschungsbericht von Kensington zufolge stellt die Ergonomie die größte Herausforderung bei der Einführung von Desk Sharing dar. Es ist wichtig, dass Stuhl, Schreibtisch und Monitor individuell eingestellt werden können.

Investieren Sie zu Beginn in hochwertige ergonomische Stühle mit verstellbaren Armlehnen, Winkeln und Höhen. Arbeitsplatz-Zubehör kann den Komfort und die Produktivität der Mitarbeiter zusätzlich steigern. Das Kensington SmartFit-System umfasst beispielsweise Laptopständer, Rückenlehnen, Mousepads und Fußstützen, damit die Mitarbeiter ihren temporären Arbeitsbereich jeden Morgen schnell und einfach anpassen können.

3. Zusammenarbeit mit flexiblen, gemütlichen Gemeinschaftsbereichen fördern

Aus einer europäischen Studie von IBM ging hervor, dass Mitarbeiter, die im Home-Office arbeiten, regelmäßig über Probleme bei der Zusammenarbeit und der Kommunikation mit Kollegen klagen. Ein Büro, in dem Wert auf Teamarbeit gelegt wird, motiviert die Mitarbeiter dazu, öfter ins Büro zu kommen – egal ob für Brainstorming-Meetings oder nur, um eine bessere Beziehung zu ihren Kollegen aufzubauen.

„Beim Bürodesign geht es nicht nur um den Arbeitsplatz, sondern vielmehr um Stimmung, Verhaltensweisen und die gesamte Unternehmenskultur“, so ein White Paper von Leitz. Schaffen Sie Gemeinschaftsbereiche mit gemütlichen, einladenden Sitzplätzen. Hängen Sie Whiteboards auf, damit sich die Teams ganz leicht darum versammeln und ihre Ideen miteinander teilen können. Das Widescreen-Whiteboard von Nobo eignet sich perfekt zum gemeinschaftlichen Arbeiten, denn auf seiner extra großen Schreibfläche finden alle Ideen Platz. Whiteboard-Marker und Haftnotizen können in der Stiftablage platziert werden. Gut durchdachte Details wie diese können dabei helfen, die Zusammenarbeit und die Unternehmenskultur zu stärken.

4. Kontinuität mit Farbe herstellen

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Desk Sharing ist vor allem als Lösung zur effizienten Nutzung von Büroraum bekannt. Aber die Gefahr, dass Ihr Büro dadurch kalt und langweilig wirkt, ist groß. Wenn es zu zweckmäßig aussieht, ist es kein warmer, einladender Ort zum Arbeiten.

Eine einfache Möglichkeit, dem entgegenzuwirken, ist Farbe. Studien haben ergeben, dass Blau die Kreativität fördert, während Rot dabei helfen kann, die Detailgenauigkeit zu verbessern. Integrieren Sie farbenfrohe Aufbewahrungslösungen, Büromöbel und -zubehör in den Arbeitsbereich, damit er wie eine Erweiterung Ihrer Marke wirkt. Farbige Kisten und andere Ordnungshelfer können das Büro aufhellen und freundlicher wirken lassen.  

5. Für eine hygienische Arbeitsumgebung sorgen

Ergonomie ist nicht das einzige Problem beim Desk Sharing. Auch Hygiene spielt eine wichtige Rolle. Schreibtische und Büroausstattung wie Tastaturen können zu den unhygienischsten Bereichen in Ihrem Büro gehören.

Wenn sich mehrere Menschen einen Schreibtisch teilen, ist es wichtig, ihn vor Feierabend zu reinigen und zu desinfizieren. Stellen Sie Ihren Mitarbeitern Desinfektionstücher und Handdesinfektionsmittel zur Verfügung und verteilen Sie diesen hilfreichen Leitfaden, um die Arbeitsbereiche keimfrei zu halten. 

6. Das Büro mit wichtigen Büroartikeln ausstatten

Trotz der Fortschritte in den Bereichen Technologie und mobiles Arbeiten benötigen Ihre Mitarbeiter nach wie vor Büroartikel. „Denken Sie daran, dass der durchschnittliche Büroangestellte immer noch bis zu 10.000 Seiten Papier pro Jahr verarbeitet“, betont das Leitz White Paper „Work is Where You Are“ (Arbeit ist da, wo Sie sind).

Statten Sie das Archiv oder den Versandbereich mit Heftklammern, Lochern, Scheren, Fächern und anderen wichtigen Artikeln aus. Die Leitz „WOW“-Serie bietet diese Artikel in verschiedenen Farben, die Ihr Büro freundlicher und einladender gestalten.

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